Fra håndværk til egen virksomhed: Tænk administrationen ind fra begyndelsen

Drømmen om at blive selvstændig begynder ofte med håndværket. Du vil selv vælge dine opgaver, skabe gode kunderelationer og sætte dit eget præg på arbejdet. Men når du starter en håndværksvirksomhed, får du også ansvaret for alt det, der ligger mellem kundens første henvendelse og den afsluttende faktura.

Derfor er det en god idé at planlægge virksomhedens arbejdsgange samtidig med indkøb af værktøj og indretning af varebilen. Her får du inspiration til at skabe en hverdag, hvor administrationen hænger sammen med det praktiske arbejde.

Følg en opgave hele vejen igennem

Forestil dig din første kundeopgave. Kunden kontakter dig, du besigtiger arbejdet og sender et tilbud. Derefter skal materialer bestilles, arbejdet udføres og opgaven faktureres.

Skriv forløbet ned, og overvej, hvilke oplysninger du får brug for undervejs. Hvor gemmer du kundens kontaktoplysninger? Hvordan dokumenterer du aftalen? Og hvor registrerer du materialer og tid?

Når du gennemgår hele forløbet, bliver det lettere at opdage huller, inden de giver problemer i en travl arbejdsuge.

Skab en tydelig overgang fra tilbud til udførelse

Et tilbud er også et udgangspunkt for planlægningen af arbejdet. Sørg derfor for, at du nemt kan finde beskrivelsen af opgaven og de aftaler, der er indgået.

Hvis kunden ønsker ændringer undervejs, bør de dokumenteres og afklares, før du fortsætter med det ekstra arbejde. Det giver et bedre fælles overblik over, hvad opgaven omfatter.

En samlet oversigt med aftaler, billeder og relevante oplysninger kan gøre det lettere at vende tilbage til projektet, også når du har flere opgaver i gang.

Vælg digitale værktøjer med et konkret formål

Det kan være fristende at tage flere programmer i brug fra starten. Begynd i stedet med at beskrive, hvad de skal hjælpe dig med. Skal du samle bilag, registrere tid eller skabe et bedre grundlag for fakturering?

Undersøg derefter, hvordan værktøjerne fungerer sammen, og hvor meget du selv skal indtaste. En løsning skal passe til din arbejdsdag, så oplysningerne også bliver registreret, når du er ude hos kunderne.

Håndvirk tilbyder en digital administrationsløsning målrettet selvstændige håndværkere med fokus på mindre kontortid og bedre økonomisk overblik. Virksomheden anvender udvalgte regnskabssystemer og programmer, så afklar, hvordan disse passer til dine behov, inden du vælger et samarbejde.

Aftal, hvad du selv vil stå for

Som selvstændig behøver du ikke håndtere alle kontoropgaver alene. Overvej, hvor din tid er bedst brugt, og hvilke opgaver du ønsker hjælp til.

Hvis du får ekstern hjælp, skal arbejdsfordelingen være tydelig. Aftal, hvilke oplysninger du skal levere, hvornår de skal være klar, og hvem du kontakter, hvis der opstår spørgsmål. Det gør samarbejdet lettere fra begyndelsen.

Afprøv arbejdsgangen, før kalenderen bliver fyldt

Gennemgå dit administrative forløb med en tænkt kundeopgave. Prøv at gemme et bilag, registrere tid og samle oplysningerne til fakturering. Så kan du se, om noget er besværligt eller bliver registreret flere gange.

Du behøver ikke finde den perfekte løsning med det samme. Målet er at få en enkel arbejdsgang på plads, som du kan justere, efterhånden som du lærer din virksomhed og dine kunder bedre at kende.